メールマガジン配信の実務【起きやすいミスを防ぐ】

メールマガジンの配信には、メール配信専用のツールを使います。
ですが、結局のところ、人が操作しますので、気を付けていてもミスはつきものです。

今回は、メールマガジン配信の実務【起きやすいミスを防ぐ】を考えてみました。

1.人が原因の配信ミス

配信操作・運用

  • 制作中のメールマガジンを配信してしまった。
  • 古いメールマガジンを配信してしまった。
  • 配信設定のし忘れなどで、指定した日時にメールマガジンが配信されなかった。
  • イベントの案内メールをイベント終了後に配信するなど、配信日時を間違ってしまった。
  • 配信対象以外の読者に、メールマガジンを配信してしまった。
  • 配信解除をした方に、メールマガジンを配信してしまった。
  • 名前の後ろに「様」をつけずに、メールマガジンを配信してしまった。
  • 効果測定の設定をしないまま、メールマガジンを配信してしまった。 …etc

内容

  • 誤字・脱字がある。
  • レイアウトが崩れている。
  • 商品名や人名など名称の誤り。
  • 価格や値引きなどの数字の誤り。
  • イベントなどの日時の誤り。
  • リンクをクリックした先のURLの誤り。
  • 誰かやどこかの会社の誹謗中傷に当る内容。
  • 表現方法が社内の雰囲気にあっていない。 …etc

上記項目のミスは、イージーなミスばかりで、「こんなミスするの?」と思われがちですが、担当者1人で運用していると、起きやすい配信ミスです。

作業自体は1人で行ったとしても、配信日時や製作中のテストメールを、複数人でチェックし、確認することが望ましいでしょう。

個人情報の漏えい

  • メールマガジンの宛先を、メールのTO欄やCC欄に入れてしまい、配信先アドレスが読者に漏れてしまった。

このミスは、メール配信システムを使用すれば起きることはないことですが、配信アドレス数が少ないと、配信先アドレスを手動でBCCに入れて一斉配信している会社が多いです。漏えいのミスを防ぐためにも、配信システムを利用しましょう。

2.システムが原因の配信ミス

メール配信システム

  • メール配信システムのエラーで、配信完了するまでに時間がかかってしまった。
    (メール配信に利用しているサーバーが原因)

ほとんど起きることのないケースですが、まれにメール配信システムが利用しているサーバーがエラーを起こし、配信が完了するまでに時間を要してしまうことがあります。

正直、このエラーが起きないメール配信システムツールを選ぶことは不可能に近いです。
たとえば、違うメール配信システムを使ってたとしても、そこの会社が同じサーバーを使っていれば、同じようなエラーに巻き込まれます。

選定する上で大事なのは、迅速に対応してくれるメール配信システム会社がどうかです。
早ければ数時間後には復旧したりしますが、遅い対応だと比例して予定していた配信も遅くなってしまいます。
(システム会社は、たいてい土日が休みなので、サポートが遅れる休日の配信を避けるという選択してもいいでしょう。)

個人情報の漏えい

  • メール配信システムに不正アクセスされ、個人情報が持ち出されてしまった。

システム自体が不正アクセスされ、個人情報が漏えいするケースはまれです。
それよりは、配信のために共有していたIDやパスワードが漏れてしまい、不正アクセスに繋がるケースの方が多いと思われます。

できることなら、登録している個人情報のダウンロードにもパスワードが掛かっている配信システムを選びましょう。

3.ミスが起きたとしても、読者に不利益を与えないミスに留めること

どんなに注意深くしていたとしても、人が制作をして操作する以上、ミスはつきものです。
ただし、ミスにも「読者の不利益になるミス」と「読者の不利益にはならないミス」があります。

たとえ起きたとしても、「読者の不利益にはならないミス」に留めるよう、環境や体制を整えておく必要があるのではないでしょうか?

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